Ένα δομημένο μοντέλο επεξεργασίας εγγράφων και ηλεκτρονικής διαχείρισης αρχείων, σχεδιασμένο ώστε να δώσει στη Synergy πλήρη εικόνα της ροής εγγράφων Διανομής, με δυνατότητα κλιμάκωσης καθώς ο όγκος συνεχίζει να αυξάνεται.
στόχος επεξεργασίας, από τη φυσική παραλαβή
χρήστες και λογαριασμοί αποθετών με ελεγχόμενη πρόσβαση
τυποποιημένες οικογένειες εγγράφων
Synergy In Supply Chain S.A., Ασπρόπυργος Αττικής, με λειτουργικές ροές εγγράφων που συνδέονται με την Αθήνα και τη Θεσσαλονίκη
840,000+ σελίδες
Ένα κλιμακούμενο πλαίσιο διαχείρισης πληροφορίας που μετέτρεψε τα επαναλαμβανόμενα έγγραφα logistics σε δομημένη, αναζητήσιμη και έτοιμη προς επιχειρησιακή χρήση πληροφορία.
Η Synergy δραστηριοποιείται στους τομείς logistics τρίτων (3PL), αποθήκευσης, διανομής και εφοδιαστικής αλυσίδας, με έδρα τον Ασπρόπυργο Αττικής, ενώ οι λειτουργικές ροές εγγράφων της συνδέονται και με τα γραφεία της στην Αθήνα και τη Θεσσαλονίκη.
Η Synergy χρειαζόταν έναν πιο δομημένο και κλιμακούμενο τρόπο διαχείρισης ενός μεγάλου, επαναλαμβανόμενου όγκου εγγράφων Διανομής, συμπεριλαμβανομένων Δελτίων Αποστολής, εγγράφων μεταφοράς ανά πελάτη και Αναφορών Παράδοσης Εμπορευμάτων. Καθώς ο όγκος των εγγράφων αυξανόταν και οι απαιτήσεις των συνεργατών γίνονταν πιο απαιτητικές, το χειροκίνητο μοντέλο δημιουργούσε λειτουργική πίεση, περιόριζε την ορατότητα και δυσχέραινε τη συνεπή αναφορά στοιχείων.
Τα έγγραφα αυτά είναι κομβικά για την απόδειξη παράδοσης, την εξυπηρέτηση πελατών, την αναφορά στοιχείων προς τους αποθέτες, τη συμφωνία μεταφορών και τον εσωτερικό λειτουργικό έλεγχο. Τα έγγραφα είναι σύνθετα, καθένα με τη δική του λογική αναγνώρισης, δομή και απαιτήσεις πληροφορίας, και απαιτούσαν διάφορους ελέγχους και επικυρώσεις. Επιπλέον, η υψηλή εποχικότητα πρόσθεσε πολυπλοκότητα στη διαδικασία, με το 40% των εγγράφων να αφορά περίοδο αιχμής 2 έως 3 μηνών.
Συνολικά, αυτές οι συνθήκες δημιουργούσαν τρεις συγκεκριμένους περιορισμούς: χωρητικότητα περιορισμένη από τον διαθέσιμο χρόνο προσωπικού· ορατότητα κατάστασης εγγράφων που εξαρτιόταν από χειροκίνητους ελέγχους και παρακολούθηση αντί για δομημένο σύστημα· και ψηφιακή ανάκτηση και αναφορά στοιχείων που δεν ήταν κατάλληλη για μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία υψηλού όγκου με πολλά εμπλεκόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των αποθετών.
Η Αρχειοθήκη ανταποκρίθηκε με ένα δομημένο μοντέλο επεξεργασίας εγγράφων και διαχείρισης αρχείων, το οποίο περιγράφεται αναλυτικά παρακάτω.
Η λύση χτίστηκε γύρω από μια δομημένη αποτύπωση του πώς κινούνταν στην πραγματικότητα τα έγγραφα Διανομής της Synergy. Οργανώθηκε σε πέντε συνδεδεμένα επίπεδα ενός ενιαίου λειτουργικού μοντέλου.
Το έργο ξεκίνησε με μια πρακτική αποτύπωση του περιβάλλοντος εγγράφων της Synergy: αναμενόμενους όγκους, κατηγορίες εγγράφων, απαιτήσεις σάρωσης, ανάγκες μεταδεδομένων, συχνότητα παράδοσης, σενάρια εξαιρέσεων, καθώς και τον ρόλο της βάσης δεδομένων εκδοθέντων εγγράφων της Synergy.
Η ομάδα αποτύπωσε επίσης τον λειτουργικό ρυθμό που θα έπρεπε να υποστηρίξει η λύση, ώστε να προσαρμόζονται οι δυνατότητες σάρωσης και επεξεργασίας στις εποχικές απαιτήσεις.
Στην πράξη, η ροή εργασίας ακολουθούσε τον ρυθμό της λειτουργίας Διανομής της Synergy, με σαφή στόχο εξυπηρέτησης (SLA) 2 ημερών από τη φυσική παραλαβή του εγγράφου, προσφέροντας στη Synergy ένα σαφές και προβλέψιμο λειτουργικό πλαίσιο. Στο επίκεντρο της ροής, το ELO ECM Suite διαμορφώθηκε ώστε να υποστηρίζει την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταφοράς, την αναζήτηση βάσει μεταδεδομένων, την ορατότητα κατάστασης και την αναφορά στοιχείων. Το μοντέλο μεταδεδομένων αντανακλούσε τις λειτουργικές ανάγκες της Synergy, με πεδία που κάλυπταν αναγνωριστικά εγγράφων, στοιχεία παραγγελίας, δεδομένα barcode, ενδείξεις υπογραφής και σφραγίδας, όνομα παραλήπτη και παραληφθείσες ποσότητες.
Το έργο σχεδιάστηκε με προτεραιότητα τις απαιτήσεις εμπιστευτικότητας, ασφάλειας πληροφοριών και διαχείρισης αρχείων, και υλοποιήθηκε εντός του πιστοποιημένου περιβάλλοντος της Αρχειοθήκης, το οποίο καλύπτει τα ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO/IEC 27701, ISO 22301, ISO 37001, ISO 30301 και ISO/TR 13028.
Η υλοποίηση απέδωσε πολύ περισσότερα από μια υπηρεσία ψηφιοποίησης. Επανασχεδιάζοντας τον τρόπο καταγραφής, επικύρωσης, ταξινόμησης και διαχείρισης των λειτουργικών εγγράφων, η Synergy απέκτησε ένα δομημένο μοντέλο διαχείρισης πληροφορίας που υποστηρίζει τόσο την καθημερινή λειτουργία όσο και τη μελλοντική ανάπτυξη της επιχείρησης.
Η Αρχειοθήκη βοηθά οργανισμούς να σχεδιάσουν, να υλοποιήσουν και να λειτουργήσουν ολοκληρωμένες λύσεις διαχείρισης πληροφορίας που βελτιώνουν τη λειτουργική αποδοτικότητα, ενισχύουν τη διακυβέρνηση και αναδεικνύουν την αξία της επιχειρησιακής πληροφορίας.
