Παραλαβή και Καταγραφή Εγγράφων
- Δημιουργία Μητρώου (σε επίπεδο φακέλου / εγγράφου): Περιεκτική καταγραφή φυσικών και ψηφιακών αρχείων σε επίπεδο φακέλου ή μεμονωμένου εγγράφου για την πλήρη ιχνηλασιμότητα τους.
- Καταχώριση και Ευρετηρίαση με ArcWiz®:
Ταχύτατη και ακριβής συλλογή δεδομένων και ταξινόμηση τους μέσω της ιδιόκτητης πλατφόρμας ArcWiz®.
Ηλεκτρονική Ευρετηρίαση και Ταυτοποίηση (Barcoding)
- Εφαρμογή Ετικετών με Barcode:
Τατυτοποίηση εγγράφων και κιβωτίων με ετικέτες barcode για ανίχνευση σε πραγματικό χρόνο και ανάκτηση με ακρίβεια. - Καταχώριση και Επαλήθευση Μεταδεδομένων:
Λεπτομερής καταχώριση και επαλήθευση σε πολλαπλά επίπεδα των μεταδεδομένων για εκτενέστερη ανιχνευσιμότητα και ακρίβεια των δεδομένων των αρχείων.
Ανάκτηση Αρχείων κατ’ Απαίτηση
- Προγραμματισμένη Φυσική Ανάκτηση: Αξιόπιστη, προγραμματισμένη αποστολή των αιτούμενων αρχείων στο χώρο του πελάτη, ευθυγραμμισμένη στις λειτουργικές του ανάγκες.
- Ανάκτηση Αρχείων Έκτακτης Ανάγκης: Άμεση απόκριση για επείγουσα πρόσβαση σε κρίσιμα φυσικά έγγραφα ανά πάσα στιγμή.
- Ηλεκτρονική Παράδοση Εγγράφων: Ασφαλής αποστολή σαρωμένων εγγράφων σε email ή στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων του πελάτη (DMS).
Ασφαλής Διαχείριση Ολόκληρου του Κύκλου Ζωής του Εγγράφου
- Οριστική Ανάκτηση και Επιστροφή Αρχείων (κιβώτια / φάκελοι): Οριστική επιστροφή των αποθηκευμένων αρχείων και κιβωτίων στον πελάτη με πλήρη τεκμηρίωση, μετά την λήξη της σύμβασης.
- Ολοκλήρωση Έργου και Διαδικασία Παράδοσης Καθηκόντων: Ολοκλήρωση του έργου με συμφωνία αρχείου και καταστροφή ή επιστροφή του.
Υπηρεσίες Αρχειοθέτησης
Οργάνωση, αποθήκευση και διατήρηση έντυπων (φυσικών) εγγράφων με σκοπό τη μελλοντική αναζήτηση και προστασία τους. Περιλαμβάνει:
- Κατηγοριοποίηση εγγράφων
- Κωδικοποίηση και Επισήμανση
- Αποθήκευση
- Καταγραφή σε κατάλογο ή βάση δεδομένων
- Διαχείριση πρόσβασης και Ασφάλεια
- Πολιτική Διατήρησης
