Φύλαξη και διαχείριση αρχείων
Φυλάσσουμε και διαχειριζόμαστε το φυσικό αρχειακό σας υλικό με τον πιο ασφαλή και αποδοτικό τρόπο. Η φύλαξη γίνεται σε άριστες συνθήκες και με απόλυτη ασφάλεια, στα 7 Διαχειριστικά Κέντρα της εταιρείας, τα οποία έχουν οικοδομηθεί ακολουθώντας βέλτιστες πρακτικές προστασίας.
Την διαχείριση του αρχείου της Εταιρείας σας αναλαμβάνει το εξειδικευμένο προσωπικό μας, το οποίο διαθέτει πολυετή εμπειρία στην εξυπηρέτηση και των πιο πολύπλοκων αιτημάτων.
Οι Διαδικασίες
Εργαζόμαστε με συνέπεια και αξιοπιστία για να εντοπίσουμε τις ανάγκες και ιδιαιτερότητες του αρχείου σας, έτσι ώστε να ανταποκριθούμε επιτυχώς σε αυτές. Σε άμεση συνεργασία μαζί σας, συμφωνούμε τα επιθυμητά επίπεδα ασφαλείας και τους επιθυμητούς χρόνους απόκρισης.
Εύκολα, άμεσα, με ασφάλεια.
- Εγκιβωτισμός και μεταφορά των αρχείων σας στα Διαχειριστικά Κέντρα.
- Φύλαξη σε υποδομές ειδικά σχεδιασμένες για αρχειοθέτηση και εξοπλισμένες με τα πιο σύγχρονα μέσα ασφάλειας.
- Δημιουργία λεπτομερούς ηλεκτρονικού μητρώου του αρχείου, ώστε το υλικό σας να είναι πλήρως καταγεγραμμένο, ιχνηλατήσιμο και διαχειρίσιμο.
- Ανάρτηση του μητρώου στην πλατφόρμα Εξυπηρέτησης Αιτημάτων Πελατών ArcWiz®, που έχει αναπτυχθεί από την Εταιρία μας για να υποστηρίζει την καθημερινότητα της συνεργασίας μας αλλά και τη συμμόρφωσή με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (GDPR).
- Εξυπηρέτηση αιτημάτων διαχείρισης των αρχειακών μονάδων για όλο τον κύκλος ζωής τους που μπορεί να περιλαμβάνει από αιτήματα προσωρινής ανάκτησης με φυσική παράδοση φυσικών αρχείων ή ηλεκτρονική ανάρτηση ψηφιοποιημένων εγγράφων μέχρι αιτήματα οριστικής ανάκτησης και καταστροφής αυτών.
Φύλαξη σε επίπεδο φακέλου
Η λύση αποθήκευσης αρχείου σε επίπεδο φακέλου δίνει την δυνατότητα αποθήκευσης του αρχείου σε ανοιχτά ράφια. Με τον τρόπο αυτό, μπορούμε να ανταποκριθούμε στις ιδιαίτερες ανάγκες διαχείρισης και των πιο ενεργών αρχείων, έχοντας εύκολη πρόσβαση σε αυτά οποιαδήποτε στιγμή.
Οργάνωση διαχείρισης αρχείου στον χώρο σας
Εάν προτιμάτε να έχετε το αρχείο στον χώρο σας, σας προσφέρουμε συμβουλευτικές υπηρεσίες για την σωστή οργάνωση αυτού και προτείνουμε διαδικασίες για την βελτίωση της διαχείρισης του. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε πάντα αποδοτικές και αποτελεσματικές διαδικασίες σε σχέση με το αρχείο σας.
Επιπλέον, το εξειδικευμένο προσωπικό μας μπορεί να σας προσφέρει υποστήριξη στον δικό σας χώρο, με υπηρεσίες αρχειοθέτησης εγγράφων και φακέλων, καθώς και με υπηρεσίες on site ψηφιοποίησης, σε συνεχή ροή ή κατ’ απαίτηση.
- Δημιουργία συστήματος αποτύπωσης των αποθηκευτικών μέσων/ραφιών με barcode.
- Καταγραφή των αρχείων σας σε ηλεκτρονική μορφή.
- Διαχείριση αιτημάτων ανακτήσεων μέσω της πλατφόρμας ArcWiz®.
